Wer eine Wohnung vermietet, übergibt sie zweimal: beim Einzug an den Mieter und beim Auszug zurück an sich. Ein Übergabeprotokoll hält schriftlich fest, in welchem Zustand die Räume waren, wie die Zähler standen und wie viele Schlüssel den Besitzer gewechselt haben. Dieser Ratgeber erklärt für private Vermieter, was hineingehört, wie weit es spätere Ansprüche beeinflusst und welche Frist nach der Rückgabe der Wohnung läuft. Rechtsstand ist der 13. Oktober 2026. Der Regierungsentwurf zum Wohn- und Geschäftsraummietrecht (Drucksache 21/6807 vom 1. Juli 2026) ist nicht beschlossen, der Rechtsausschuss des Bundestags hat dazu für den 14. Oktober 2026 eine öffentliche Anhörung angesetzt. Die hier behandelten Vorschriften der §§ 538, 546, 548 und 551 BGB ändert der Entwurf nicht.
Miete, Mietvertrag und Kaution behandelt der Ratgeber Wohnung vermieten in Vechta, die jährliche Abrechnung der Betriebskosten der Ratgeber Nebenkostenabrechnung für Vermieter. Ob eine Klausel oder ein Protokoll im Einzelfall wirksam ist, prüft ein Fachanwalt für Mietrecht oder Ihr Vermieterverband.
Muss es ein Übergabeprotokoll geben, und wozu dient es?
Gesetzlich vorgeschrieben ist es nicht. Das Bürgerliche Gesetzbuch verlangt weder beim Einzug noch beim Auszug ein Übergabeprotokoll. Der Vermieterverband Haus & Grund und das Ratgeberportal mietrecht.de stellen klar, dass es keine gesetzliche Pflicht ist, und raten trotzdem dazu. Der Nutzen liegt im Beweis. Als Vermieter müssen Sie die Wohnung in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand überlassen und erhalten (§ 535 Abs. 1 BGB). Der Mieter muss sie nach dem Ende des Mietverhältnisses zurückgeben (§ 546 Abs. 1 BGB), Veränderungen oder Verschlechterungen durch vertragsgemäßen Gebrauch hat er aber nicht zu vertreten (§ 538 BGB). Ob ein Schaden über normale Abnutzung hinausgeht, hängt deshalb davon ab, wie die Wohnung beim Einzug aussah.
Der Bundesgerichtshof nennt das Protokoll selbst als Beweismittel. In einem Urteil zu Schönheitsreparaturen führt er aus, ein Mieter könne bei Mietbeginn darauf hinwirken, dass ein gemeinsames Übergabeprotokoll gefertigt wird, und daran habe regelmäßig auch der Vermieter Interesse. Weitere Beweismittel sind Fotos des Zustands, Belege über Renovierungskosten und Zeugen (BGH, Urteil vom 18. März 2015, VIII ZR 185/14, Rn. 33).
Wer Ersatz verlangt, muss grundsätzlich die Voraussetzungen seines Anspruchs beweisen. Streiten die Parteien, ob Räume durch den Mietgebrauch beschädigt wurden, muss der Vermieter nach dem Bundesgerichtshof beweisen, dass die Ursache nicht bei einem Dritten liegt, für den der Mieter nicht haftet (BGH, Urteil vom 3. November 2004, VIII ZR 28/04). Ein Protokoll über den Zustand bei der Übergabe verkleinert den Streit darüber, was schon vorher da war.
Was gehört in ein Übergabeprotokoll?
Weil das Gesetz kein Protokoll vorschreibt, gibt es auch keine gesetzliche Gliederung. Der Deutsche Mieterbund veröffentlicht ein einseitiges Muster, das die Räume einzeln abfragt und Zählerstände für Strom, Gas und Wasser, die Zahl der Schlüssel, die letzte Renovierung und die Unterschriften von Vermieter, Mieter und Zeugen vorsieht. Die folgende Tabelle ordnet diese Punkte und ergänzt Heizkostenverteiler, Ausstattung und Rauchwarnmelder. Sie ist eine Gliederung zum Übernehmen in ein eigenes Dokument, kein Formular.
| Abschnitt | Was eingetragen wird | Wozu es dient |
|---|---|---|
| Kopfdaten | Datum und Uhrzeit, Anschrift der Wohnung, Name und Anschrift von Vermieter und Mieter, Anlass (Einzug oder Auszug), Vertreter mit Vollmacht, Zeugen | Eindeutige Zuordnung zu Wohnung, Personen und Stichtag |
| Räume | Jeder Raum einzeln: Böden, Wände, Decken, Fenster, Türen, Armaturen, Steckdosen, Heizkörper; Zustand oder Mangel mit Ort, Art und Größe | Beleg für den Zustand und für Abnutzung durch vertragsgemäßen Gebrauch |
| Renovierungszustand | Zeitpunkt der letzten Renovierung, sichtbare Gebrauchsspuren an Anstrich, Tapete und Böden | Grundlage für die Frage, ob die Wohnung renoviert oder unrenoviert übergeben wurde |
| Zähler | Strom, Gas, Wasser: Zählernummer und Stand; Heizkostenverteiler oder Wärmezähler: Stand je Gerät; Foto der Anzeige | Abgrenzung der Verbrauchskosten, Grundlage der Betriebskostenabrechnung |
| Schlüssel | Art und Zahl für Haustür, Wohnung, Keller, Briefkasten, Garage; beim Auszug vollständig zurückgegeben oder fehlend | Nachweis der Besitzübergabe, beim Auszug der Zeitpunkt des Rückerhalts |
| Ausstattung | Mitvermietete Einbauten wie Küche oder Schränke, Keller- und Dachbodenabteil, Stellplatz, Garten | Abgrenzung dessen, was der Mietvertrag mitvermietet |
| Rauchwarnmelder | Zahl und Standort, Funktionsprobe, wer die Betriebsbereitschaft sichert | Klarheit über die Pflicht nach § 44 Abs. 5 NBauO |
| Strittiges und offene Punkte | Unterschiedliche Sichtweisen beider Seiten festhalten; benennen, was offen bleibt | Das Protokoll bleibt eindeutig auslegbar |
| Anlagen | Fotos mit Datum und Raumbezug, Mängelliste | Anschauliche Ergänzung des Textes |
| Unterschriften | Vermieter, Mieter, gegebenenfalls Zeugen; eine unterschriebene Ausfertigung für jeden | Das Protokoll wird zur Urkunde beider Seiten |
Mängel konkret beschreiben
Pauschale Sätze wie „Gebrauchsspuren vorhanden“ helfen im Streit kaum. Besser ist die Angabe, wo der Mangel sitzt, was er ist und wie groß er ist, etwa „Kratzer von etwa zehn Zentimetern im Parkett links neben der Balkontür“. Das Portal mietrecht.de empfiehlt Fotos und rät, bei unterschiedlichen Auffassungen beide Standpunkte ins Protokoll zu schreiben. Es empfiehlt außerdem, eine neutrale Person als Zeugen hinzuzuziehen, die mit besichtigt und unterschreibt. Beim Auszug vergleichen Sie jeden Raum mit dem Einzugsprotokoll und tragen ein, was sich verändert hat.
Zählerstände und Heizkostenverteiler
Notieren Sie Zählernummer und Stand für Strom, Gas und Wasser und fotografieren Sie die Anzeige. Bei der Heizung gehört der Stand jedes Heizkostenverteilers dazu, soweit solche Geräte installiert sind. Wechselt der Nutzer innerhalb eines Abrechnungszeitraums, muss der Gebäudeeigentümer eine Zwischenablesung vornehmen, und die verbrauchsabhängigen Kosten werden anhand dieser Ablesung verteilt (§ 9b Abs. 1 und 2 HeizkostenV). Abweichende Vereinbarungen zwischen den Beteiligten gehen vor (Abs. 4). Wie die Abrechnung danach aufgebaut wird, steht im Ratgeber Nebenkostenabrechnung für Vermieter.
Rauchwarnmelder in Niedersachsen
Die Niedersächsische Bauordnung verlangt in Schlafräumen, Kinderzimmern und Fluren, über die Rettungswege aus Aufenthaltsräumen führen, mindestens einen Rauchwarnmelder. Für die Betriebsbereitschaft sind in der Regel die Nutzer der Wohnung verantwortlich, der Eigentümer kann diese Pflicht aber selbst übernehmen (§ 44 Abs. 5 NBauO). Im Protokoll halten Sie fest, wer sich um die Geräte kümmert.
Wie wirkt ein unterschriebenes Protokoll?
Das Gesetz regelt die Wirkung eines Protokolls nicht. Gerichte ermitteln seinen Inhalt durch Auslegung, maßgeblich ist der Erklärungswert der Feststellungen aus Sicht des Empfängers (§§ 133, 157 BGB). Das Oberlandesgericht Dresden hat es für möglich gehalten, ein Protokoll, das bestimmte Schäden feststellt, so zu verstehen, dass nur noch wegen dieser Schäden Schadensersatz verlangt werden kann (Urteil vom 7. September 2022, 5 U 816/22). Nach Darstellungen in Fachbeiträgen betraf die Entscheidung ein Gewerbemietverhältnis. Ob sie sich auf eine Wohnung übertragen lässt, hängt vom Einzelfall ab.
Für die Praxis folgt daraus: Das Protokoll sollte eindeutig sagen, was festgestellt ist und was offen bleibt, etwa bei einem Fleck mit unklarer Ursache. Konkrete Formulierungen klärt ein Fachanwalt für Mietrecht.
Auch für den Mieter hat das Protokoll Folgen. Nimmt er eine mangelhafte Sache an, obwohl er den Mangel kennt, kann er seine Rechte auf Minderung und Schadensersatz nur geltend machen, wenn er sie sich bei der Annahme vorbehält (§ 536b BGB). Mängel, die im Protokoll stehen, kennt er.
Schönheitsreparaturen: Warum der Anfangszustand zählt
Ob ein Mieter beim Auszug streichen muss, hängt vom Mietvertrag und vom Zustand bei Mietbeginn ab. Der Bundesgerichtshof hat 2015 seine Rechtsprechung geändert: Eine Formularklausel, die laufende Schönheitsreparaturen auf den Mieter einer unrenoviert oder renovierungsbedürftig überlassenen Wohnung abwälzt, ist unwirksam, wenn der Vermieter keinen angemessenen Ausgleich gewährt. Unrenoviert ist eine Wohnung nicht erst, wenn sie übermäßig abgenutzt ist. Es kommt darauf an, ob sie Gebrauchsspuren aus der Zeit vor dem Vertrag aufweist, die bei lebensnaher Betrachtung ins Gewicht fallen, und ob die Räume den Gesamteindruck einer renovierten Wohnung vermitteln (BGH, Urteil vom 18. März 2015, VIII ZR 185/14, Leitsätze a und b; ebenso die Pressemitteilung Nr. 39/2015).
Wer sich auf die Unwirksamkeit der Klausel beruft, muss darlegen und im Bestreitensfall beweisen, dass die Wohnung bei Mietbeginn unrenoviert oder renovierungsbedürftig war. Die Beweislast für einen angemessenen Ausgleich trägt der Vermieter (BGH, VIII ZR 185/14, Rn. 32 und 36). Ein Vermerk zum Renovierungszustand im Einzugsprotokoll liefert beiden Seiten einen Beleg, den sie sonst erst im Streit rekonstruieren müssten.
Ist die Klausel unwirksam, bleibt es bei der gesetzlichen Erhaltungspflicht des Vermieters. Der Mieter einer unrenoviert überlassenen Wohnung kann dann bei wesentlicher Verschlechterung des Dekorationszustands eine Renovierung verlangen und muss sich regelmäßig zur Hälfte an den Kosten beteiligen (BGH, Urteile vom 8. Juli 2020, VIII ZR 163/18 und VIII ZR 270/18). Ob Ihre Klausel wirksam ist, prüft ein Fachanwalt.
Welche Fristen laufen nach dem Auszug?
Sechs Monate für Ersatzansprüche des Vermieters
Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache verjähren in sechs Monaten. Die Frist beginnt mit dem Zeitpunkt, in dem er die Mietsache zurückerhält (§ 548 Abs. 1 BGB). Das Ende des Mietvertrags muss dafür nicht erreicht sein. Die Frist läuft auch dann ab Rückerhalt, wenn der Anspruch erst später entsteht, etwa weil eine dem Mieter gesetzte Frist zur Renovierung erst danach ausläuft (BGH, Urteil vom 19. Januar 2005, VIII ZR 114/04). Zweck der Vorschrift ist, zeitnah zur Rückgabe Klarheit über Ansprüche rund um den Zustand der Wohnung zu schaffen.
Zurückerhalten haben Sie die Wohnung nicht schon mit dem Auszug. Der Mieter muss den Besitz vollständig und eindeutig aufgeben, und Sie müssen davon wissen. Gab der Mieter die Schlüssel beim Hauswart ab, begann die Frist damit allein noch nicht: Dessen Kenntnis wird Ihnen nur zugerechnet, wenn er konkret damit beauftragt ist, die Schlüssel zum Zweck der Übergabe entgegenzunehmen. Zugleich müssen Sie die Wohnung nicht jederzeit „auf Zuruf“ zurücknehmen (BGH, Urteil vom 23. Oktober 2013, VIII ZR 402/12). Das hilft nicht, wenn der Mieter die Schlüssel in Ihren eigenen Briefkasten wirft und Sie sie behalten. In einem solchen Fall hat der Bundesgerichtshof die Frist mit der Kenntnis des Vermieters von der Besitzaufgabe beginnen lassen, obwohl der Vermieter der Rückgabe schriftlich widersprochen hatte und der Mietvertrag noch lief (BGH, Urteil vom 29. Januar 2025, XII ZR 96/23). Das Urteil betraf Gewerberaum, § 548 BGB gilt nach § 549 Abs. 1 BGB aber auch für Wohnraum.
Ein Beispiel für die Rechnung: Der Mieter übergibt Ihnen am 15. Dezember 2026 alle Schlüssel, und Sie wissen davon. Die Frist endet dann mit Ablauf des 15. Juni 2027, eines Dienstags (§ 188 Abs. 2 BGB). Im vom Bundesgerichtshof entschiedenen Fall gaben die Mieter die Wohnung am 1. März 2002 zurück. Das rechnerische Fristende, der 1. September 2002, war ein Sonntag, die Frist endete deshalb erst mit Ablauf des Montags, 2. September 2002. Die Klage ging am 10. September 2002 ein und kam zu spät.
Die Verjährung lässt sich hemmen. Schweben zwischen Ihnen und dem früheren Mieter Verhandlungen über den Anspruch, ist sie gehemmt, bis eine Seite die Fortsetzung verweigert, und tritt frühestens drei Monate nach dem Ende der Hemmung ein (§ 203 BGB). Ebenfalls hemmen die Erhebung der Klage, die Zustellung eines Mahnbescheids und die Zustellung des Antrags auf ein selbständiges Beweisverfahren die Verjährung (§ 204 Abs. 1 Nr. 1, 3 und 7 BGB). Ein einfaches Mahnschreiben steht nicht in dieser Aufzählung. Verlängern lässt sich die Frist nicht durch einen Formularmietvertrag: Eine Klausel, die sie auf zwölf Monate verdoppelt und erst mit dem rechtlichen Mietende beginnen lässt, hat der Bundesgerichtshof für unwirksam erklärt (Urteil vom 8. November 2017, VIII ZR 13/17).
Andere Fristen im Blick behalten
Für den Mieter gilt eine ähnliche Frist: Seine Ansprüche auf Ersatz von Aufwendungen oder auf Gestattung der Wegnahme einer Einrichtung verjähren sechs Monate nach Beendigung des Mietverhältnisses (§ 548 Abs. 2 BGB). Das betrifft Einbauten, die er selbst vorgenommen hat. Rückständige Miete verjährt dagegen nach der regelmäßigen Frist von drei Jahren (§ 195 BGB), die erst am Ende des Jahres beginnt, in dem der Anspruch entstanden ist und Sie davon erfahren haben (§ 199 Abs. 1 BGB). Für die Betriebskosten gilt die Abrechnungsfrist von zwölf Monaten, die der Ratgeber zur Nebenkostenabrechnung erklärt.
Was gilt für die Kaution beim Auszug?
Höhe, Ratenzahlung und Anlage der Kaution stehen im Ratgeber Wohnung vermieten in Vechta. Beim Auszug sichert sie Ansprüche aus dem Mietverhältnis, das Protokoll liefert die Grundlage für Abzüge wegen Schäden. Der Anspruch des Mieters auf Rückgabe wird erst fällig, wenn eine angemessene Überlegungsfrist abgelaufen ist und Ihnen keine Forderungen mehr zustehen, wegen derer Sie sich aus der Sicherheit befriedigen dürfen. Wegen bereits verjährter Betriebskostennachforderungen dürfen Sie sich nicht aus der Kaution bedienen (BGH, Versäumnisurteil vom 20. Juli 2016, VIII ZR 263/14). Bei Schadensersatz wegen beschädigter Mietsache liegt es anders: Der Bundesgerichtshof legt eine Barkautionsabrede im Wohnraummietvertrag typischerweise so aus, dass sich der Vermieter bei der Kautionsabrechnung durch Aufrechnung befriedigen können soll, auch wenn er innerhalb der Verjährungsfrist noch nicht Geldersatz statt Wiederherstellung verlangt hatte (BGH, Urteil vom 10. Juli 2024, VIII ZR 184/23). Ob eine Aufrechnung im Einzelfall noch möglich ist, klärt ein Fachanwalt. Eine feste Zahl von Monaten nennt das Urteil nicht. Im entschiedenen Fall hielt der Bundesgerichtshof die Annahme für rechtsfehlerhaft, der Anspruch sei sechs Monate nach Mietende fällig geworden, weil dem Vermieter damals noch unverjährte Forderungen zustanden.
Wohnungsgeberbestätigung beim Einzug
Unabhängig vom Protokoll müssen Sie als Wohnungsgeber bei der Anmeldung mitwirken und dem Mieter den Einzug bestätigen, und zwar innerhalb der Frist, in der sich der Mieter anmelden muss: zwei Wochen nach dem Einzug (§ 19 Abs. 1 BMG in Verbindung mit § 17 Abs. 1 BMG). Ordnungswidrig handelt, wer vorsätzlich oder fahrlässig den Einzug nicht, nicht richtig oder nicht rechtzeitig bestätigt, die Geldbuße kann bis zu 1.000 Euro betragen (§ 54 Abs. 2 Nr. 3, Abs. 3 BMG). Welche Angaben die Bestätigung enthält, erklärt der Ratgeber zur Vermietung in Vechta. Das Einzugsdatum im Protokoll und in der Bestätigung sollte übereinstimmen.
Was sonst zum Vermieten gehört
Wie sich die Miete später anpassen lässt und warum Ausstattung und Beschaffenheit der Wohnung dabei zählen (§ 558 Abs. 2 BGB), erklärt der Ratgeber Mieterhöhung in Niedersachsen. Beim späteren Verkauf gehören vorhandene Übergabeprotokolle zu den Unterlagen für Käufer; mehr dazu im Ratgeber Vermietete Immobilie verkaufen. Einen Überblick über das Vermieten im Landkreis Vechta gibt die Seite Immobilie vermieten im Landkreis Vechta, mehrere Einheiten als Anlage ordnet die Seite Kapitalanlage im Landkreis Vechta ein.