Nebenkostenabrechnung für Vermieter: Umlage, Frist, Heizkosten und Rechenbeispiel

Wer eine Wohnung vermietet und Vorauszahlungen auf die Betriebskosten vereinbart hat, muss einmal im Jahr abrechnen. Dieser Ratgeber erklärt für private Vermieter, was sich umlegen lässt, bis wann die Abrechnung beim Mieter sein muss und was hineingehört. Rechtsstand ist der 11. Oktober 2026. Der Gesetzentwurf der Bundesregierung zum Wohn- und Geschäftsraummietrecht (Drucksache 21/6807 vom 1. Juli 2026) war zu diesem Datum nach der Gesetzesdatenbank nicht in Kraft. Für die Abrechnung ändert er nur § 556 Abs. 5 BGB: Das Recht auf Belegeinsicht soll nicht zum Nachteil des Mieters abbedungen werden können. Die Fristen bleiben.

Miete, Mietvertrag und Kaution behandelt der Ratgeber Wohnung vermieten in Vechta, Erhöhungen der Miete der Ratgeber Mieterhöhung in Niedersachsen. Ob eine Klausel im Einzelfall wirksam ist, prüft ein Fachanwalt für Mietrecht oder Ihr Vermieterverband, steuerliche Fragen klärt ein Steuerberater.

Wann dürfen Sie Betriebskosten auf den Mieter umlegen?

Nur wenn der Mietvertrag es vorsieht. Die Vertragsparteien können vereinbaren, dass der Mieter Betriebskosten trägt (§ 556 Abs. 1 BGB). Fehlt die Vereinbarung, bleiben die Kosten beim Eigentümer. In der Wohnraummiete genügt nach dem Bundesgerichtshof die Klausel, dass der Mieter „die Betriebskosten“ trägt, auch ohne beigefügten Katalog und ohne Verweis auf die Betriebskostenverordnung (BGH, Urteil vom 10. Februar 2016, VIII ZR 137/15). Kosten, die nur unter die Auffangnummer 17 fallen, nennen Sie im Vertrag besser ausdrücklich.

Das Gesetz kennt zwei Modelle. Bei der Vorauszahlung zahlt der Mieter monatlich einen Abschlag, und Sie rechnen jährlich ab. Bei der Pauschale entfällt die Abrechnung, gestiegene Kosten legen Sie dann nur um, wenn der Vertrag das vorsieht, durch Erklärung in Textform mit Begründung (§ 556 Abs. 2 und § 560 Abs. 1 BGB). Vorauszahlungen dürfen nur in angemessener Höhe vereinbart werden.

Welche Kosten sind umlagefähig, und welche nicht?

Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch von Gebäude, Anlagen und Grundstück laufend entstehen (§ 1 Abs. 1 BetrKV). Was dazugehört, zählt § 2 BetrKV in 17 Nummern auf:

Leisten Sie Arbeiten selbst, etwa die Gartenpflege, dürfen Sie den Betrag ansetzen, den ein Dritter dafür berechnen könnte, ohne dessen Umsatzsteuer (§ 1 Abs. 1 Satz 2 BetrKV).

Was gehört nicht in die Abrechnung?

Verwaltungskosten sind keine Betriebskosten, dazu zählt auch der Wert der Verwaltungsarbeit, die Sie als Vermieter selbst leisten. Dasselbe gilt für Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten, also für Reparaturen und die Beseitigung von Abnutzungsschäden (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Bei einer vermieteten Eigentumswohnung gehört vom Hausgeld nur der Teil in die Abrechnung, der zum Katalog passt. Die Zuführung zur Erhaltungsrücklage (§ 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG) spart für künftige Instandhaltung an und ist deshalb nicht umlagefähig.

Kabel-TV, Rauchwarnmelder und Grundsteuer

Beim Kabel-TV hat sich der Katalog geändert. Bis zum 30. Juni 2024 nannte Nr. 15 neben dem Betriebsstrom auch Nutzungsentgelte, Urheberrechtsgebühren und bei Breitbandanschlüssen die laufenden Grundgebühren. Seit dem 1. Juli 2024 sind bei Gemeinschaftsantenne und Breitband-Verteilanlage nur noch der Betriebsstrom und bei der Antenne die regelmäßige Prüfung umlagefähig. Für Anlagen, die ab dem 1. Dezember 2021 errichtet wurden, gelten Nr. 15 Buchstabe a und b ohnehin nicht. Mieter, die Kabelfernsehen weiter nutzen wollen, schließen den Vertrag seitdem selbst ab (Verbraucherzentrale Hamburg). In der Abrechnung für 2025 haben Kabelgebühren nichts mehr zu suchen, in der für 2024 durften sie nur bis zum 30. Juni angesetzt werden. Ein Glasfaser-Bereitstellungsentgelt (Nr. 15 Buchstabe c) trägt der Mieter nur bei wirtschaftlicher Umsetzung (§ 556 Abs. 3a BGB).

Bei Rauchwarnmeldern zählt, was Sie bezahlen. Die Miete der Geräte gleicht den Anschaffungskosten und ist nicht umlagefähig (BGH, Urteil vom 11. Mai 2022, VIII ZR 379/20). Die regelmäßige Prüfung und Sicherstellung der Betriebsbereitschaft der Geräte in den Mieträumen können Sie dagegen als sonstige Betriebskosten nach Nr. 17 umlegen, wenn die Umlagevereinbarung sie erfasst (BGH, Urteil vom 5. Oktober 2022, VIII ZR 117/21).

Die Grundsteuer gehört als laufende öffentliche Last zu Nr. 1. Wie sie in Niedersachsen berechnet wird, steht im Ratgeber Grundsteuer in Niedersachsen. Fehlt der Bescheid, hilft der nächste Abschnitt.

Bis wann muss die Abrechnung beim Mieter sein?

Über die Vorauszahlungen ist jährlich abzurechnen, und die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden (§ 556 Abs. 3 Satz 1 und 2 BGB). Für 2025 läuft die Frist am 31. Dezember 2026 ab, für 2026 am 31. Dezember 2027. Auf den Zugang kommt es an: Wer die Abrechnung rechtzeitig zur Post gibt, wahrt die Frist nicht, wenn der Brief erst danach beim Mieter ankommt (BGH, Urteil vom 21. Januar 2009, VIII ZR 107/08).

Nach Fristablauf ist die Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, Sie haben die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Der Ausschluss trifft nur Ihre Nachforderung, ein Guthaben des Mieters bleibt bestehen. Fehlt etwa der Grundsteuerbescheid, kann ein Abrechnungshindernis vorliegen. Dann müssen Sie die Nachforderung im Regelfall binnen drei Monaten nach Wegfall des Hindernisses erheben. Im entschiedenen Fall dauerte das Hindernis an, solange offen war, ob die Einsprüche des Vermieters gegen die Grundlagenbescheide den Grundsteuerbescheid noch ändern (BGH, Urteil vom 20. Mai 2026, VIII ZR 6/24).

Der Mieter muss Einwendungen spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen. Danach kann er sie nicht mehr geltend machen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Nach demselben Urteil gilt das grundsätzlich auch für den Einwand, Sie hätten das Wirtschaftlichkeitsgebot verletzt. Dafür müssen Sie nicht vor jedem Auftrag Vergleichsangebote einholen. Verletzt ist das Gebot, wenn Sie Leistungen zu nicht marktgerechten, objektiv überhöhten Preisen vergeben haben. Das muss der Mieter darlegen. Die Folge ist ein Schadensersatzanspruch auf die unnötigen Kosten, nicht die Unwirksamkeit der ganzen Abrechnung.

Nach welchem Schlüssel verteilen Sie die Kosten?

Haben Sie nichts anderes vereinbart, werden die Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche umgelegt. Kosten, die vom erfassten Verbrauch oder von der erfassten Verursachung abhängen, etwa das Wasser nach Zählern, sind nach einem Maßstab umzulegen, der den Unterschieden Rechnung trägt (§ 556a Abs. 1 BGB). Im Allgemeinen zählt die tatsächliche Wohnfläche, nicht die im Vertrag genannte (BGH, Urteil vom 30. Mai 2018, VIII ZR 220/17). Bei einer vermieteten Eigentumswohnung gilt ohne andere Vereinbarung der Maßstab, der unter den Wohnungseigentümern gilt, es sei denn, er widerspricht billigem Ermessen (Abs. 3). Einen vereinbarten Schlüssel können Sie durch Erklärung in Textform auf Verbrauch umstellen, aber nur vor Beginn eines Abrechnungszeitraums (Abs. 2).

Wie rechnen Sie Heizung, Warmwasser und CO2-Kosten ab?

Für zentrale Heizungs- und Warmwasseranlagen gilt die Heizkostenverordnung. Ihre Vorschriften gehen rechtsgeschäftlichen Bestimmungen vor, außer bei Gebäuden mit nicht mehr als zwei Wohnungen, von denen eine der Vermieter selbst bewohnt (§ 2 HeizkostenV). Von den Kosten der zentralen Heizungsanlage sind mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach dem erfassten Wärmeverbrauch zu verteilen, der Rest nach Wohn- oder Nutzfläche oder umbautem Raum (§ 7 Abs. 1). In Gebäuden, die die Wärmeschutzverordnung von 1994 nicht erfüllen, mit Öl- oder Gasheizung und überwiegend gedämmten freiliegenden Leitungen, gelten feste 70 Prozent (Satz 2). Für die zentrale Warmwasserversorgung gilt dieselbe Spanne (§ 8 Abs. 1).

Auch die Messtechnik hat Fristen. Seit dem 1. Dezember 2021 müssen neu installierte Geräte fernablesbar sein. Alle vorhandenen Geräte, die nicht fernablesbar sind, müssen bis zum 31. Dezember 2026 nachgerüstet oder ausgetauscht werden, es sei denn, das ist technisch nicht möglich oder eine unbillige Härte (§ 5 Abs. 2 und 3). Sind fernablesbare Geräte installiert, teilen Sie den Nutzern seit dem 1. Januar 2022 monatlich eine Verbrauchsinformation mit. Mit der Abrechnung machen Sie weitere Angaben zugänglich, etwa zu Energieträgern, Entgelten und einem witterungsbereinigten Vergleich mit dem Vorjahr (§ 6a). Wer das versäumt, riskiert Abzüge: Wird entgegen der Verordnung nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, darf der Mieter seinen Anteil um 15 Prozent kürzen. Fehlt die vorgeschriebene fernablesbare Ausstattung oder fehlen die Informationen nach § 6a ganz oder teilweise, sind es 3 Prozent (§ 12 Abs. 1).

CO2-Kosten bei Gas und Öl

Wird mit Brennstoffen geheizt, für die eine Verordnung zum Brennstoffemissionshandelsgesetz Standardwerte für Emissionsfaktoren festlegt, etwa Erdgas oder Heizöl, teilen Sie die CO2-Kosten mit dem Mieter. Dafür ermitteln Sie bei der jährlichen Heizkostenabrechnung den CO2-Ausstoß des Gebäudes in Kilogramm je Quadratmeter Wohnfläche und Jahr und ordnen ihn einer Tabelle zu (§ 5 CO2KostAufG mit Anlage). Unter 12 Kilogramm trägt der Mieter alles. Bei 32 bis unter 37 Kilogramm teilen sich beide die Kosten je zur Hälfte. Ab 52 Kilogramm zahlt der Mieter 5 Prozent und der Vermieter 95 Prozent. Ein angenommenes Beispiel: Ein Gebäude mit 28 Kilogramm liegt in der Stufe 27 bis unter 32, der Mieter trägt 60 und der Vermieter 40 Prozent. Bei CO2-Kosten von 600 Euro sind das 360 Euro für alle Mieter zusammen und 240 Euro für Sie.

In der Heizkostenabrechnung weisen Sie den Anteil des Mieters, die Einstufung des Gebäudes und die Berechnungsgrundlagen aus. Fehlt das, darf der Mieter seinen Heizkostenanteil um 3 Prozent kürzen (§ 7 Abs. 3 und 4 CO2KostAufG). Vereinbarungen, nach denen der Mieter mehr trägt, sind unwirksam (§ 6 Abs. 1). Die Stufentabelle gilt unverändert. Seit dem 29. Juli 2026 enthält das Gesetz zusätzlich § 5a (eingefügt durch Art. 5 des Gesetzes vom 23. Juli 2026, BGBl. 2026 I Nr. 226): Wird in einem Bestandsgebäude eine Heizungsanlage nach § 43 Abs. 1 des Gebäudemodernisierungsgesetzes eingebaut, teilen sich Vermieter und Mieter die Gasnetzentgelte und, abweichend von der Stufentabelle, die CO2-Kosten ab 2028 je zur Hälfte, ebenso die Kosten eines verpflichtend genutzten Brennstoffanteils von höchstens 30 Prozent ab 2029. Für bestimmte Neubauten bis Ende 2029 gilt das entsprechend (§ 5b), Härtefälle regelt § 5d. Für die Abrechnungen der Jahre 2025 und 2026 ändert sich dadurch nichts. Ob das Ihr Haus betrifft, klärt ein Energieberater.

Was muss in der Abrechnung stehen?

Eine Betriebskostenabrechnung genügt den formellen Anforderungen, wenn sie eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben enthält. Bei Gebäuden mit mehreren Wohneinheiten nimmt der Bundesgerichtshof regelmäßig vier Mindestangaben an (BGH, Urteil vom 29. Januar 2020, VIII ZR 244/18):

• die Zusammenstellung der Gesamtkosten,
• die Angabe des Verteilerschlüssels, erläutert, soweit das zum Verständnis nötig ist,
• die Berechnung des Anteils des Mieters,
• der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen.

Kann ein durchschnittlicher Mieter die Abrechnung nicht nachvollziehen, ist sie formell nicht ordnungsgemäß. Weil die Frist läuft, hilft eine Korrektur nach Fristende nicht mehr: In einem entschiedenen Fall kam die korrigierte Abrechnung zu spät, die Nachforderung war ausgeschlossen (BGH, Urteil vom 9. April 2008, VIII ZR 84/07). Betrifft ein formeller Fehler nur einzelne Positionen, die sich unschwer herausrechnen lassen, bleibt die Nachforderung im Übrigen bestehen (BGH, VIII ZR 6/24).

Auf Verlangen müssen Sie dem Mieter Einsicht in die Belege gewähren, und Sie dürfen sie elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB, seit dem 1. Januar 2025). Der Mieter braucht kein besonderes Interesse, sein allgemeines Interesse an der Kontrolle genügt. Verweigern Sie die Einsicht zu Unrecht, muss er die Nachzahlung vorerst nicht leisten (BGH, Urteil vom 7. Februar 2018, VIII ZR 189/17).

Rechenbeispiel: Abrechnung für eine Wohnung

Das Beispiel ist erfunden und vereinfacht. Ein Haus hat vier Wohnungen mit zusammen 248 Quadratmetern Wohnfläche. Die Mieterin der Wohnung mit 62 Quadratmetern zahlt 2025 monatlich 225 Euro Vorauszahlung. Beheizt wird mit einer zentralen Wärmepumpe, Brennstoffe mit Emissionsfaktoren kommen nicht zum Einsatz, die CO2-Aufteilung entfällt (§ 2 Abs. 1 CO2KostAufG). Die Heizkosten gehen zu 70 Prozent nach Verbrauch und zu 30 Prozent nach Wohnfläche, das Wasser nach Zählern. Warmwasser erzeugt jede Wohnung elektrisch selbst.

Die Flächenposten summieren sich auf 5.096,00 Euro, 62 von 248 sind genau 25 Prozent, also 1.274,00 Euro. Beim Wasser kostet der Kubikmeter 3.906,00 durch 372, also 10,50 Euro, mal 78 Kubikmeter sind 819,00 Euro. Bei der Heizung gehen 70 Prozent von 3.200,00 Euro, also 2.240,00 Euro, nach Verbrauch: Die Zähler der Wohnung zeigen 24.000 von 100.000 Einheiten, das sind 537,60 Euro. Die übrigen 960,00 Euro verteilen sich nach Fläche, 25 Prozent davon sind 240,00 Euro. Verwaltungskosten und Reparaturen am Haus stehen nicht in der Abrechnung, sie trägt der Eigentümer. Die Abrechnung für 2025 muss der Mieterin bis zum 31. Dezember 2026 zugehen.

Wie passen Sie die Vorauszahlungen an?

Nach einer Abrechnung kann jede Vertragspartei die Vorauszahlungen durch Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB). Im Beispiel betragen die abgerechneten Kosten 2.870,60 Euro, ein Zwölftel sind 239,22 Euro. Mit 240 Euro im Monat statt 225 Euro deckt die Vorauszahlung die Kosten des Jahres im Wesentlichen.

Wer hilft bei der Abrechnung?

Bei Fragen zur Abrechnung helfen Vermietervereine oder Hausverwaltungen, bei Klauseln ein Fachanwalt für Mietrecht, bei steuerlichen Fragen ein Steuerberater. Wer erst plant zu vermieten, findet das Vorgehen bei Mietersuche und Mietpreisfindung auf der Seite Immobilie vermieten im Landkreis Vechta. Wer mehrere Einheiten hält, findet im Ratgeber Mehrfamilienhaus als Kapitalanlage, wie nicht umlegbare Kosten die Rendite mindern, und auf der Seite Kapitalanlage im Landkreis Vechta den Überblick.