Vollständige Unterlagen sind kein Formalismus. Sie entscheiden darüber, wie schnell ein Verkauf abgewickelt werden kann. Fehlt ein Dokument, verzögert sich der Notartermin. Fehlt der Energieausweis bei der Besichtigung, kann ein Bußgeld drohen. Kaufinteressenten, die auf fehlende Unterlagen warten, springen manchmal ab. Auch die Banken der Käufer fordern bestimmte Dokumente, bevor sie eine Finanzierung bewilligen.
Als Makler beschaffe ich fehlende Unterlagen für meine Kunden aktiv. Trotzdem ist es sinnvoll, als Eigentümer selbst einen Überblick zu haben: Was wird gebraucht, wo bekommt man es und was kostet es? Diese Checkliste gibt Antworten.
Übliche Unterlagen bei jedem Hausverkauf
Diese Dokumente werden bei jedem Verkauf einer Wohnimmobilie benötigt, unabhängig von Objekttyp und Lage.
Grundbuchauszug
Der Grundbuchauszug belegt, wer Eigentümer ist, ob Belastungen eingetragen sind (Hypotheken, Grundschulden, Wegerechte) und ob das Grundstück lastenfrei verkauft werden kann. Er wird beim zuständigen Grundbuchamt beantragt, in Niedersachsen beim Amtsgericht. Einsicht erhält, wer ein berechtigtes Interesse darlegt (§ 12 GBO), als Eigentümer haben Sie es. Ein Ausdruck kostet 10 Euro, ein amtlicher Ausdruck 20 Euro (Nr. 17000 und 17001 des Kostenverzeichnisses zum GNotKG).
Der Grundbuchauszug ist das erste Dokument, das besorgt werden sollte. Es klärt die Eigentumssituation und zeigt, ob vor dem Verkauf noch Belastungen gelöscht werden müssen. Der Auszug sollte möglichst aktuell sein, denn Eintragungen können sich ändern. Welche Eintragungen in den Abteilungen II und III vorkommen und was sie bedeuten, steht im Ratgeber Grundbuchauszug lesen.
Energieausweis
Beim Verkauf ist ein Energieausweis auszustellen, wenn noch kein gültiger vorliegt. Er ist bei der Besichtigung vorzulegen, und liegt er vor der Schaltung einer Anzeige vor, gehören Pflichtangaben in die Anzeige (§ 80 Abs. 3 und 4, § 87 GEG). Es gibt zwei Typen: Der Verbrauchsausweis basiert auf dem tatsächlichen Energieverbrauch (bis Ende 2026 aus mindestens 36 Monaten). Der Bedarfsausweis wird anhand der Gebäudesubstanz berechnet und ist unabhängig vom Nutzerverhalten. Für Wohngebäude mit weniger als fünf Wohnungen und Bauantrag vor dem 1. November 1977 ist er bis Ende 2026 vorgeschrieben. Das gilt nicht, wenn das Gebäude schon bei der Fertigstellung oder nach späteren Änderungen mindestens das Anforderungsniveau der Wärmeschutzverordnung von 1977 erfüllt. Ab 2027 fällt die Vorgabe weg.
Ein Energieausweis ist zehn Jahre gültig (§ 79 Abs. 3 GEG). Ausstellen darf ihn nur, wer nach § 88 GEG dazu berechtigt ist, etwa Architekten und Bauingenieure mit entsprechendem Schwerpunkt oder Schulung, Handwerker aus Bau- und Anlagengewerben sowie Schornsteinfeger mit der geforderten Qualifikation. Die Preise legen die Aussteller selbst fest, holen Sie mehrere Angebote ein. Pflichten und Ausnahmen erkläre ich ausführlicher im Beitrag Der Energieausweis beim Hausverkauf.
Flurkarte (Liegenschaftskarte)
Die Flurkarte (Liegenschaftskarte) zeigt die genaue Lage des Grundstücks, seine Grenzen und die Nachbargrundstücke. Sie wird beim zuständigen Katasteramt beantragt, im Landkreis Vechta beim Katasteramt Vechta, das zur Regionaldirektion Oldenburg-Cloppenburg des Landesamts für Geoinformation und Landesvermessung (LGLN) gehört. Die meisten Kaufinteressenten und Banken verlangen die Flurkarte.
Wohnflächenberechnung
Die Wohnfläche wird üblicherweise nach der Wohnflächenverordnung (WoFlV) berechnet. Gesetzlich vorgeschrieben ist sie dort, wo die Wohnfläche nach dem Wohnraumförderungsgesetz zu berechnen ist (§ 1 WoFlV). Beim Hausverkauf zählt, welche Berechnungsweise im Kaufvertrag vereinbart ist. Welche Flächen zählen und mit welchem Anteil, regelt die WoFlV. Eine bloße Grundrisszeichnung reicht meist nicht aus. Liegt keine aktuelle Wohnflächenberechnung vor, kann ein Architekt, Sachverständiger oder Vermesser sie erstellen. Eine korrekte Berechnung ist wichtig für die Preisfindung und die Finanzierung.
Grundrisse
Grundrisse zeigen die Raumaufteilung und sind für Kaufinteressenten wichtig. Sie stammen vom ursprünglichen Architekten, vom Bauamt oder können durch Aufmessung neu erstellt werden. Falls keine Grundrisse mehr vorhanden sind, empfehle ich, frühzeitig beim Bauamt nachzufragen.
Zusätzliche Unterlagen je nach Objekttyp
Eigentumswohnung
Beim Verkauf einer Eigentumswohnung werden neben den üblichen Unterlagen weitere Dokumente benötigt:
- Teilungserklärung: Sie regelt, welche Teile des Gebäudes Sondereigentum und welche Gemeinschaftseigentum sind.
- Protokolle der letzten drei Eigentümerversammlungen: Sie geben Aufschluss über Beschlüsse, geplante Sanierungen und eventuelle Streitigkeiten in der Gemeinschaft.
- Aktuelle Hausgeldabrechnung: Zeigt, was monatlich an die Gemeinschaft gezahlt wird.
- Wirtschaftsplan: Der aktuelle Wirtschaftsplan der Wohnungseigentümergemeinschaft.
- Erhaltungsrücklage: Der Stand der Rücklage ist für Käufer wichtig, um einschätzen zu können, ob größere Sanierungen bevorstehen.
Diese Unterlagen stellt die Hausverwaltung aus. Die Bearbeitungszeit nennt die Verwaltung auf Anfrage, fragen Sie deshalb früh an.
Vermietete Immobilie
Bei einer vermieteten Immobilie kommen hinzu: der aktuelle Mietvertrag, der Nachweis über die hinterlegte Mietkaution sowie die letzte Betriebskostenabrechnung. Käufer treten in bestehende Mietverhältnisse ein und müssen die Konditionen kennen. Dazu gehört außerdem eine Aufstellung der Mieteinnahmen. Was beim Verkauf mit bestehendem Mietverhältnis rechtlich gilt, erklärt der Ratgeber Vermietete Immobilie verkaufen.
Erbimmobilie
Bei einer Erbimmobilie brauchen Sie zusätzlich den Erbschein oder das eröffnete notarielle Testament. Die Beschaffung der Unterlagen ist hier oft aufwendiger, wie der Beitrag Geerbtes Haus verkaufen: Schritt für Schritt zeigt. Wie ich den Verkauf einer geerbten Immobilie begleite, steht auf der Seite Erbimmobilie verkaufen.
Ältere Gebäude
Für Anbauten, Umbauten oder Nutzungsänderungen, die nach dem Bau des Gebäudes vorgenommen wurden, sollten die entsprechenden Baugenehmigungen vorliegen. Fehlen diese, kann das beim Käufer Fragen aufwerfen oder den Verkauf verzögern.
Grundstücke
Beim Verkauf eines unbebauten Grundstücks werden der Bebauungsplan und Erschließungsbescheide relevant. Sie zeigen, was auf dem Grundstück gebaut werden darf und ob es vollständig erschlossen ist.
Optionale, aber hilfreiche Unterlagen
Diese Dokumente sind nicht zwingend erforderlich, erhöhen aber das Vertrauen beim Käufer und können den Verkaufsprozess beschleunigen:
- Wartungsverträge für Heizung, Aufzug oder andere technische Anlagen. Sie zeigen, dass das Objekt gepflegt wurde.
- Nachweise über Modernisierungen: Heizungstausch, Fenstertausch, Dachsanierung. Rechnungen und Handwerkerbelege dokumentieren den baulichen Zustand.
- Versicherungsunterlagen, insbesondere die Gebäudeversicherung. Käufer übernehmen bestehende Versicherungen und können sie kündigen oder weiterführen.
- Altlastenauskunft, wenn das Grundstück in einem Bereich liegt, in dem historisch mit Altlasten zu rechnen ist. Die Auskunft gibt das zuständige Umweltamt.
Wo bekommen Sie die Unterlagen?
Hier eine Übersicht der zuständigen Stellen für den Raum Lohne und den Landkreis Vechta:
- Grundbuchauszug: Amtsgericht Vechta (Grundbuchamt), Abteilung Grundbuch.
- Flurkarte: Katasteramt Vechta.
- Energieausweis: Ausstellungsberechtigte nach § 88 GEG, etwa Energieberater, Architekten oder Schornsteinfeger. Auf Wunsch nenne ich Ihnen Aussteller, die dazu berechtigt sind.
- Baugenehmigungen und Grundrisse: Zuständige Bauaufsichtsbehörde, je nach Gemeinde die Stadt oder Gemeinde selbst oder der Landkreis Vechta.
- WEG-Unterlagen: Hausverwaltung der Wohnungseigentümergemeinschaft.
Empfohlene Reihenfolge bei der Beschaffung
Als erstes sollte der Grundbuchauszug beantragt werden. Er klärt die Eigentumssituation und zeigt, ob noch Belastungen gelöscht werden müssen. Belastungen im Grundbuch müssen gelöscht werden, wenn der Käufer lastenfrei erwerben soll, das regelt der Notar im Kaufvertrag. Wie es danach beim Notar weitergeht, beschreibt der Ratgeber Notartermin beim Hausverkauf.
Parallel dazu sollte der Energieausweis in Auftrag gegeben werden. Er muss spätestens bei der Besichtigung vorliegen (§ 80 Abs. 4 GEG), wie lange der Aussteller bis dahin braucht, legt er selbst fest. Fragen Sie bei der Bestellung nach dem Termin.
WEG-Unterlagen bei der Hausverwaltung sollten ebenfalls früh angefragt werden. Wie lange die Zusammenstellung dauert, hängt von der Verwaltung ab.
Flurkarte, Wohnflächenberechnung und Grundrisse lassen sich meist schneller beschaffen und können etwas später in der Vorbereitung besorgt werden.
Was ich als Makler für Sie übernehme
Ich koordiniere die Unterlagenbeschaffung aktiv. Kein Kunde muss diese Aufgabe alleine erledigen. Ich weiß, welche Stellen zuständig sind, und kann fehlende Dokumente direkt anfordern. Fehlt ein Energieausweis, sage ich Ihnen auf Wunsch, wer ihn ausstellen darf. Wenn Grundbuchunterlagen unvollständig sind, nehme ich Kontakt mit dem Grundbuchamt auf.
Diese Checkliste soll Ihnen einen Überblick geben, damit Sie wissen, was Sie erwartet. Beim konkreten Verkauf übernehme ich die Koordination.
Druckfertige Checkliste auf Anfrage
Eine druckfertige PDF-Checkliste für Ihren Hausverkauf erhalten Sie auf Anfrage. Schreiben Sie mir einfach kurz über das Kontaktformular. Ich schicke Ihnen die Checkliste kostenlos zu.